Khách trả lại chiếc áo 250.000 đồng hay chuyển khoản nhầm 500.000 đồng cho đơn hàng 50.000 đồng là chuyện xảy ra như cơm bữa tại các cửa hàng nhỏ. Nếu chỉ lấy tiền mặt trong két thối lại cho khách mà quên ghi nhận trên ứng dụng điện thoại, cuối ngày bạn sẽ đau đầu vì sổ sách chênh lệch hàng trăm nghìn đồng. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm trọn quy trình xử lý hủy đơn và hoàn tiền cực gọn gàng, giữ cho sổ thu ngân luôn chuẩn xác đến từng đồng.
Vì sao hủy đơn và hoàn tiền hay làm hỏng sổ sách cuối ngày?
Nhiều chủ tiệm tạp hóa ở Nha Trang hay shop thời trang ở Đà Nẵng thường gặp tình trạng tiền mặt trong két thì thiếu, nhưng doanh thu trên điện thoại lại thừa. Nguyên nhân lớn nhất đến từ việc hoàn tiền mà không ghi chép đúng cách.
Khi khách trả lại sản phẩm hoặc chuyển khoản thừa, dòng tiền thực tế đã đi ra khỏi cửa hàng. Nếu bạn không thực hiện thao tác giảm trừ trên sổ thu ngân điện thoại, hệ thống vẫn tính đơn hàng đó vào doanh thu thuần trong ngày. Kết quả là cuối ngày đối chiếu giữa tiền thực tế và tiền trên ứng dụng sẽ bị lệch nhau, gây nhầm lẫn khi kiểm soát lãi lỗ.
3 tình huống đổi trả thường gặp và cách tính toán chuẩn xác
Để không bị rối, bạn cần phân loại rõ 3 trường hợp hay phát sinh tại tiệm:
- Khách hủy đơn hoàn toàn: Khách mua hũ kem dưỡng 180.000 đồng tại tiệm mỹ phẩm ở Cần Thơ nhưng đổi ý ngay sau đó. Bạn cần thu hồi sản phẩm, trả lại 180.000 đồng và bấm hủy đơn trên điện thoại để hoàn trả số lượng kem vào kho.
- Khách đổi sang món giá trị thấp hơn: Khách đổi chiếc quần jeans 350.000 đồng lấy chiếc áo thun 200.000 đồng. Tiệm cần thối lại 150.000 đồng tiền mặt và ghi nhận giao dịch đổi hàng để cập nhật đúng doanh thu mới là 200.000 đồng.
- Khách chuyển khoản thừa: Đơn hàng tạp hóa hết 45.000 đồng nhưng khách quét mã chuyển khoản ngân hàng bấm nhầm thành 450.000 đồng. Tiệm chuyển khoản ngược lại hoặc thối tiền mặt 405.000 đồng cho khách, đồng thời lập phiếu ghi nhận số tiền thối trên điện thoại.
Quy trình 4 bước xử lý hoàn tiền gọn gàng trên điện thoại
Chỉ mất chưa đầy 2 phút thao tác ngay trên chiếc điện thoại thông minh, bạn sẽ xử lý xong đơn đổi trả mà không lo nhầm lẫn sổ sách:
- Tìm lại hóa đơn cũ: Mở ứng dụng Zô trên điện thoại, vào mục lịch sử đơn hàng, gõ số điện thoại của khách hoặc mã đơn hàng (mất khoảng 5 giây).
- Chọn thao tác đổi trả hàng: Bấm vào đơn hàng tương ứng, chọn mục trả hàng hoặc đổi món. Tích chọn đúng sản phẩm khách gửi lại tiệm.
- Xác nhận hình thức hoàn tiền: Nếu trả tiền mặt, chọn hoàn tiền mặt để ứng dụng tự động trừ quỹ tiền mặt. Nếu chuyển khoản trả khách, chọn hoàn qua ngân hàng để ứng dụng ghi nhận trừ sổ tiền gửi.
- Xác nhận cập nhật kho và sổ thu ngân: Bấm hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động đưa hàng về lại kho và điều chỉnh doanh thu trong ngày ngay lập tức.
Đồng bộ sổ sách tự động theo quy định kế toán
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC áp dụng cho các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc theo dõi doanh thu và dòng tiền phải được ghi chép minh bạch qua các mẫu sổ như Sổ chi tiết doanh thu (S1-HKD), Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD) và Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD).
Khi bạn thực hiện thao tác hoàn tiền trên ứng dụng điện thoại, hệ thống sẽ tự động hạch toán khoản giảm trừ doanh thu và cập nhật dòng tiền ra. Bạn không cần ngồi bấm máy tính tay hay ghi chép thủ công vào sổ giấy cuối ngày nữa.
Lời khuyên quan trọng nhất: Tuyệt đối không tự ý rút tiền mặt trong két thối cho khách mà bỏ qua thao tác hoàn tiền trên điện thoại. Mỗi đồng tiền đi ra khỏi két phải gắn liền với một thao tác ghi nhận trên ứng dụng.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Để việc kiểm sổ cuối ngày luôn thảnh thơi và chính xác 100%, bạn hãy áp dụng ngay 3 việc sau:
- Mở ứng dụng Zô trên điện thoại và thử thao tác giả định 1 đơn hàng đổi trả trong 1 phút để quen tay.
- Dán một dòng nhắc nhở nhỏ ngay tại bàn thu ngân: Đổi trả hoặc thối tiền thừa - Bấm hoàn tiền trên điện thoại trước khi đưa tiền mặt.
- Hướng dẫn lại quy trình 4 bước này cho nhân viên bán hàng ca tối để đảm bảo ca nào cũng chốt sổ chuẩn đét.