Mỗi tối Chủ nhật, bạn lại đau đầu vì phải nhắn từng tin trong nhóm Zalo hỏi nhân viên "tuần sau ai làm được ca nào"? Đứa kẹt lịch học, đứa bận việc nhà, chốt xong ca này lại có đứa xin đổi ca khác khiến lịch làm việc của quán loạn cào cào. Bạn hoàn toàn có thể chấm dứt nỗi phiền hà này chỉ trong 5 phút thao tác trên điện thoại với chi phí 0 đồng.
Vì sao chủ quán nhỏ nên bỏ ngay cách chia ca qua tin nhắn Zalo?
Nhiều chủ quán cafe, tiệm trà sữa từ 3 đến 5 nhân viên thường có thói quen nhắn tin hỏi ca trực tiếp. Cách làm thủ công này tồn tại rất nhiều bất cập:
- Tin nhắn dễ bị trôi: Trong nhóm chat Zalo của quán, tin nhắn báo bận hay xin đổi ca rất dễ bị lấp bởi các tin nhắn trao đổi công việc hằng ngày.
- Tốn thời gian tổng hợp: Bạn phải ngồi dò từng tin nhắn, chép lại ra sổ tay hoặc ứng dụng ghi chú rồi mới ghép thành bảng hoàn chỉnh.
- Rất dễ nhầm lịch: Chị Lan, chủ một tiệm trà sữa ở Nha Trang, từng rơi vào cảnh thiếu người bán giờ cao điểm chỉ vì nhân viên nhắn xin đổi ca từ thứ Ba sang thứ Năm nhưng chị đọc sót tin nhắn.
Chuẩn bị file Google Sheets chia ca ngay trên điện thoại
Bạn không cần có máy tính hay giỏi Excel vẫn làm được. Ứng dụng Google Trang tính (Google Sheets) hoàn toàn miễn phí trên điện thoại Android lẫn iPhone. Mỗi tài khoản Google cá nhân mặc định có sẵn 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, quá đủ để bạn lưu hàng trăm file lịch làm việc.
Bạn thực hiện lần lượt các bước sau:
- Tải và mở ứng dụng Google Trang tính trên điện thoại. Bấm vào biểu tượng dấu + ở góc dưới bên phải màn hình và chọn Bảng tính mới.
- Nhấp vào phần tiêu đề trên cùng để đặt tên file, ví dụ: Lịch làm việc tuần 35 - Quán Cafe.
- Tạo cột khung giờ: Tại cột A (từ ô A2 trở xuống), bạn gõ các ca làm việc của quán. Ví dụ: Ca sáng (7h00 - 12h00), Ca chiều (12h00 - 17h00), Ca tối (17h00 - 22h00).
- Tạo dòng ngày tháng: Tại hàng 1 (từ ô B1 đến H1), bạn điền các ngày trong tuần từ Thứ 2 đến Chủ nhật.
- Ghi chú số lượng người: Ở cột I, bạn ghi rõ nhu cầu nhân sự của từng ca (ví dụ: Ca sáng cần 2 người, Ca tối cần 3 người) để nhân viên biết đường đăng ký.
Bật quyền chỉnh sửa và gửi vào nhóm Zalo trong 1 phút
Sau khi tạo xong khung bảng, bạn cần chia sẻ đường link để nhân viên tự mở trên điện thoại và điền tên họ vào:
- Bấm vào biểu tượng Người có dấu + ở góc trên màn hình (hoặc bấm dấu 3 chấm chọn Chia sẻ & xuất > Chia sẻ).
- Tại mục Quyền truy cập chung, mặc định đang ở chế độ "Hạn chế". Bạn bấm vào đó và đổi thành Bất kỳ ai có đường liên kết.
- Ở dòng vai trò bên cạnh, đổi từ "Người xem" thành Người chỉnh sửa. Việc này cho phép nhân viên gõ tên mình vào bảng.
- Bấm chọn Sao chép đường liên kết.
- Mở ứng dụng Zalo, dán liên kết này vào nhóm chat chung của tiệm và bấm Ghim tin nhắn để ai cũng dễ tìm.
Quy tắc vàng giúp nhân viên tự điền ca không bị rối
Để bảng chia ca tự vận hành trơn tru mà bạn không cần can thiệp nhiều, hãy áp dụng ngay 3 quy định đơn giản:
- Giờ chót đăng ký: Yêu cầu tất cả nhân viên phải điền xong ca làm tuần mới trước 18h00 chiều Chủ nhật.
- Ưu tiên người đến trước: Ca nào đã đủ số lượng người đăng ký thì người sau phải chọn ca khác còn trống.
Lời khuyên quan trọng nhất: Sau 18h00 chiều Chủ nhật, bạn hãy đổi quyền truy cập của file về lại dạng "Người xem" để khóa bảng. Nếu nhân viên muốn đổi ca sau thời gian này, họ phải tự thỏa thuận tìm người làm thay và báo lại cho bạn duyệt trước ít nhất 12 tiếng.
Chủ tiệm nên làm gì ngay hôm nay?
Đừng tiếp tục mất thời gian nhắn tin nhắc lịch từng người mỗi tuần nữa. Bạn hãy mở điện thoại lên, tải ứng dụng Google Trang tính và tạo ngay một bảng chia ca đơn giản cho tuần tới. Chỉ mất đúng 5 phút thiết lập ban đầu, bạn sẽ tiết kiệm được cả tiếng đồng hồ mệt mỏi mỗi dịp cuối tuần!